Workflow automatisering: uitleg en voorbeelden

Veel ondernemers in het MKB besteden uren per week aan taken die telkens hetzelfde zijn. Denk aan het overtypen van klantgegevens in een factuur of het versturen van een bevestiging na een aanvraag. Workflow automatisering helpt deze repeterende handelingen uit handen te nemen door software het werk te laten doen. Bij Clerix in Middelharnis zien we dat dit niet alleen tijd bespaart, maar ook fouten voorkomt.

Wat is de betekenis van workflow automatisering?

In de basis betekent workflow automatisering de uitvoering van een reeks taken zónder dat daar een mens bij komt kijken. Een workflow is simpelweg de stappenplan van een bedrijfsproces. Voordat je kunt automatiseren, moet je eerst weten wat is een workflow precies voor jouw specifieke taak. Zodra de stappen helder zijn, koppelen we verschillende systemen aan elkaar.

Stel dat er een formulier op je website wordt ingevuld. In een handmatige situatie moet je dit formulier openen, de gegevens kopiëren naar je CRM-systeem en handmatig een mail sturen. Met automatisering gebeurt dit direct op de achtergrond. De software herkent de invoer en voert de vervolgstappen uit volgens de regels die jij hebt ingesteld.

Concrete voorbeelden voor ZZP en MKB

Automatisering is niet alleen voor grote fabrieken of tech-reuzen. Voor kleine bedrijven zijn er talloze kansen. Hier zijn drie veelvoorkomende voorbeelden:

• Facturatie en betalingen: Zodra een project in je beheersysteem op 'voltooid' staat, maakt de software automatisch een factuur aan in je boekhoudprogramma en verstuurt deze naar de klant.
• Klantregistratie: Een nieuwe klant vult een aanmelding in. De gegevens stromen direct door naar je mailinglijst en er wordt een taak aangemaakt in je agenda voor een kennismakingsgesprek.
• Voorraadbeheer: Als een product in je webshop onder een bepaald aantal komt, krijgt de leverancier automatisch een seintje voor een nieuwe bestelling.

Wil je meer inspiratie? Bekijk dan onze lijst met 10 processen om te automatiseren voor het MKB.

De voordelen van software het werk laten doen

Het grootste voordeel is tijdswinst. Een ondernemer die 4 uur per week bespaart op administratie, houdt op jaarbasis 200 uur over. Dat zijn vijf volledige werkweken. Daarnaast verminder je de kans op slordigheidsfouten. Software vergeet nooit een bijlage mee te sturen en tikt nooit een verkeerd rekeningnummer over.

Een ander voordeel is de snelheid van reageren. Klanten verwachten vandaag de dag direct antwoord. Als jouw workflow automatisering zorgt dat een brochure binnen 10 seconden in de mailbox van een prospect zit, heb je een voorsprong op de concurrentie die pas de volgende ochtend handmatig mailt.

Hoe wij te werk gaan in Middelharnis

Bij Clerix geloven we in nuchtere oplossingen die direct resultaat leveren. We beginnen altijd met het in kaart brengen van je huidige proces. Waar verlies je de meeste tijd? Welke handelingen zijn saai en repeterend? Vaak kunnen we met bestaande koppelingen al heel veel bereiken.

Soms is er maatwerk nodig, bijvoorbeeld als je met specifieke software werkt die niet standaard aan andere pakketten linkt. Wij bouwen dan een brug tussen deze systemen. Dit zorgt ervoor dat data vloeiend van de ene naar de andere plek stroomt zonder dat jij er omkijken naar hebt. De kosten voor zulke oplossingen verdienen zich vaak al binnen enkele maanden terug door de besparing op manuren.

Zelf aan de slag met automatisering

Je hoeft niet je hele bedrijf in één keer om te gooien. Begin klein. Kies één proces dat je elke dag of week frustreert. Zodra dat proces soepel loopt, kun je uitbreiden naar andere onderdelen van je bedrijf. Het doel is dat de techniek voor jou werkt, en niet andersom.

Heb je hulp nodig bij het koppelen van systemen of wil je dat wij een slimme oplossing voor je bouwen? Neem contact met ons op voor advies over automatisering binnen jouw bedrijf.