ROI van automatisering berekenen

Veel ondernemers in het MKB zien automatisering als een kostenpost. Ze kijken naar de factuur van de software of de ontwikkelaar, maar vergeten wat het oplevert. De Return on Investment (ROI) is de belangrijkste graadmeter om te bepalen of een investering de moeite waard is. In dit artikel leggen we uit hoe je de roi van automatisering voor jouw bedrijf uitrekent.

Stap 1: Breng de verborgen uren in kaart

De grootste winst zit bijna altijd in tijd. Medewerkers besteden vaak uren per week aan taken die een computer sneller kan. Denk aan het overtikken van gegevens uit een Excel-sheet naar een boekhoudprogramma of het handmatig versturen van afspraakbevestigingen. Dit noemen we ook wel tijd verliezen aan herhaalwerk.

Om de besparing te berekenen, neem je het aantal uren dat iemand wekelijks met deze taak bezig is. Vermenigvuldig dit met het uurtarief van die medewerker. Een medewerker die 4 uur per week administratie doet tegen een kostprijs van 40 euro per uur, kost het bedrijf 160 euro per week. Dat is ruim 8.000 euro per jaar voor één simpel proces.

Stap 2: De kosten van fouten meerekenen

Mensen maken fouten, zeker bij saai en herhalend werk. Een typefout in een offerte of een vergeten factuur kost direct geld. Automatisering doet elke keer precies wat er is afgesproken. De foutmarge gaat naar bijna nul. Hoewel dit lastiger is uit te drukken in euro's, kun je een schatting maken op basis van het verleden. Hoe vaak ging er vorig jaar iets mis en wat heeft het herstellen daarvan gekost aan uren en gemiste omzet?

Door handmatige processen te automatiseren, haal je de menselijke fout uit de keten. Dit zorgt niet alleen voor minder kosten, maar ook voor meer rust op de werkvloer. Je hoeft immers minder brandjes te blussen.

Stap 3: De investering tegenover de winst zetten

Nu je weet wat de huidige werkwijze kost, kijk je naar de kosten van de nieuwe oplossing. Dit bestaat vaak uit een eenmalige investering voor de bouw en een maandelijks bedrag voor onderhoud of licenties. Stel dat een automatisering 5.000 euro kost om te laten maken en 50 euro per maand kost aan hosting. In het eerste jaar zijn de kosten dan 5.600 euro.

Als deze oplossing die eerder genoemde medewerker 4 uur per week bespaart (8.000 euro per jaar), dan heb je de investering al binnen negen maanden terugverdiend. Alles wat je daarna bespaart, is pure winst voor het bedrijf. Dit is een positieve roi van automatisering.

Stap 4: Indirecte voordelen die de ROI verhogen

Naast directe loonkosten zijn er ook indirecte voordelen. Een sneller proces betekent vaak een kortere doorlooptijd voor de klant. Krijgt een klant direct een bevestiging of een offerte? Dan is de kans groter dat de opdracht doorgaat. Ook de schaalbaarheid van je bedrijf neemt toe. Als je orders verdubbelen, hoef je niet direct nieuw personeel aan te nemen omdat de software het extra werk moeiteloos opvangt.

Voor kleine bedrijven in de regio Middelharnis is dit vaak de manier om te groeien zonder de hoofdpijn van een veel groter team. De software groeit met je mee zonder dat de maandelijkse kosten evenredig meestijgen met de werkdruk.

Conclusie en berekening

Het berekenen van de roi van automatisering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je vergelijkt de jaarlijkse kosten van de huidige werkwijze met de kosten van de nieuwe technische oplossing. Wanneer de terugverdientijd onder de twee jaar ligt, is de keuze vanuit zakelijk oogpunt bijna altijd verstandig. Bovendien levert het je vaak meer werkplezier en minder stress op.

Ben je klaar om te kijken wat slimme software voor jouw rendement kan betekenen? Kijk dan eens naar onze mogelijkheden voor automatisering.