MKB automatiseren met Make, n8n of Zapier

Veel ondernemers in het MKB besteden uren per week aan taken die een computer ook kan. Denk aan het overtypen van klantgegevens van een contactformulier naar een Excel-sheet of het handmatig aanmaken van facturen. Automatisering MKB is voor veel bedrijven in de regio Middelharnis de weg naar meer rust en minder fouten.

Waarom zou je jouw proces automatiseren?

Automatisering is niet alleen voor grote softwarebedrijven. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf kan het al snel tien tot twintig uur per maand besparen. Als je een uurtarief van 75 euro rekent, dan praat je over een besparing van 1.500 euro per maand. Bovendien maakt een computer geen typfouten. Een koppeling werkt altijd, ook in het weekend of tijdens de vakantie.

Make vs Zapier: Welke tool kies je?

Er zijn verschillende platformen om systemen aan elkaar te knopen. Zapier is de bekendste naam. Het is makkelijk te bedienen, maar de maandelijkse kosten lopen snel op. Make (voorheen Integromat) is vaak een betere keuze voor wie meer controle wil. In onze vergelijking tussen Make vs Zapier leggen we uit dat Make visueler is en vaak voordeliger uitpakt bij veel transacties.

Voor bedrijven die hun eigen data liever op een eigen server houden, is n8n een goed alternatief. Dit platform is 'open source'. Dat betekent dat de code vrij beschikbaar is. Je betaalt dan niet per taak, maar voor de serverruimte. Dit is vooral interessant voor bedrijven die veel privacygevoelige gegevens verwerken.

Concrete voorbeelden van koppelingen

Je kunt verschillende tools koppelen zoals CRM, email en boekhouding. Hierdoor ontstaat een vloeiend proces. Stel je voor: een nieuwe klant vult een formulier in op je website. De gegevens gaan direct naar je CRM-systeem. Tegelijkertijd krijgt de klant een bevestiging in de mail en wordt er een map aangemaakt in Google Drive of SharePoint. Je hoeft zelf niets meer te doen.

Een ander voorbeeld is de koppeling met je boekhoudpakket. Zodra een offerte in je CRM wordt goedgekeurd, maakt het systeem automatisch een factuur aan in SnelStart of Exact Online. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat facturen sneller de deur uitgaan en dus sneller betaald worden.

De kosten van automatisering in het MKB

Veel ondernemers vragen zich af wat dit kost. De tools zelf hebben vaak een gratis instapmodel. Een betaald abonnement voor Make begint rond de 10 euro per maand. Zapier start vaak rond de 20 tot 30 euro per maand voor een basispakket. De grootste investering zit in het bouwen en testen van de koppeling. Bij Clerix bouwen we werkende oplossingen voor een eenmalig bedrag, waardoor je geen dure maandabonnementen aan consultants hoeft te betalen.

Stappenplan voor een efficiënt bedrijf

Begin klein. Kijk naar de taak die je het meest haat of die het vaakst terugkomt. Breng deze taak in kaart op papier. Waar komt de data vandaan en waar moet het naartoe? Kies daarna de juiste tool. Vaak is het slim om eerst te kijken of er een standaard koppeling bestaat. Is dat niet het geval, dan bouwen wij een maatwerk koppeling die precies doet wat jij nodig hebt.

Wil je weten hoe wij jouw bedrijfsprocessen slimmer maken? Kijk dan eens bij onze mogelijkheden voor automatisering.