Leadformulier automatisch in je CRM

Iedere ondernemer kent het wel. Er komt een aanvraag binnen via de website. Je krijgt een e-mail en denkt: die pak ik straks op. Vervolgens wordt het druk, vergeet je de mail en blijft een potentiële klant dagenlang wachten. Dit is niet alleen zonde van de moeite die je in je marketing steekt, maar het kost je simpelweg omzet. Een leadformulier crm koppeling lost dit probleem direct op.

Waarom handmatig overtypen verleden tijd is

Veel kleine bedrijven werken nog steeds met losse e-mails. De gegevens van een nieuwe lead worden handmatig gekopieerd naar een Excel-bestand of een CRM-systeem. Dit is een klassiek voorbeeld van onnodig werk. Door je handmatige processen te automatiseren, zorg je ervoor dat de techniek het saaie werk doet. Een lead vult zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer in op je site. Binnen een seconde staan deze gegevens op de juiste plek in je klantbeheersysteem.

Het grootste voordeel hiervan is snelheid. Onderzoek laat zien dat bedrijven die binnen vijf minuten reageren op een aanvraag, een veel grotere kans hebben om de opdracht binnen te halen. Als jij pas na twee dagen een mailtje stuurt omdat je toen pas tijd had om de gegevens over te typen, is de klant vaak al naar de concurrent gegaan.

Hoe werkt de koppeling tussen je website en CRM?

De techniek achter een leadformulier crm koppeling is eigenlijk heel nuchter. Je website fungeert als het loket. Zodra iemand daar op de knop 'verzenden' drukt, wordt er een seintje gestuurd naar een tussenstation of direct naar je CRM. Wij gebruiken hiervoor vaak API-koppelingen of vertaaltools zoals Zapier of Make.

Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken:

• Directe integratie: Sommige CRM-systemen hebben een eigen formulier-bouwer die je direct op je WordPress of maatwerk website plaatst.
• Webhooks: Je website schiet de data direct af naar een specifiek adres van je CRM.
• Tussensoftware: Een programma pakt de e-mail op en zet de gegevens in het juiste vakje in je CRM.

Bij Clerix kijken we altijd naar de meest eenvoudige en stabiele oplossing. Het moet immers gewoon altijd werken, ook als er een keer een update van je website is.

De voordelen van een centrale plek voor al je data

Wanneer je een leadformulier aan je CRM koppelt, bouw je direct een waardevol archief op. Je ziet precies waar je klanten vandaan komen. Kwamen ze via een advertentie op Google of via een onbetaalde zoekopdracht? Omdat de data automatisch wordt opgeslagen, mis je geen enkel detail. Dit helpt je bij het maken van keuzes voor je volgende marketinguitgaven.

Daarnaast kun je vervolgacties instellen. Zodra de lead in het CRM staat, kan het systeem automatisch een bevestiging sturen naar de klant. Of je krijgt zelf een herinnering in je agenda om diegene de volgende ochtend even te bellen. Je hoeft niet meer te onthouden wie je nog moet benaderen; je CRM vertelt het je. Wil je meer weten over welke systemen goed samenwerken? Lees dan ons artikel over tools koppelen aan je CRM, e-mail en boekhouding.

Wat kost het automatiseren van leadopvolging?

De kosten voor het koppelen van een leadformulier aan een CRM vallen in de praktijk vaak mee. Voor een basiskoppeling tussen een bestaande website en een modern CRM-systeem moet je denken aan een eenmalige investering tussen de 250 en 600 euro. Dit hangt af van hoe complex de gegevens zijn die je wilt verzamelen. Als je bedenkt dat je hiermee elke week minstens een uur aan administratie bespaart, heb je deze investering binnen een paar maanden terugverdiend.

Bovendien voorkom je fouten. Een typefout in een telefoonnummer zorgt ervoor dat je een lead niet kunt bereiken. Bij een automatische koppeling is de data exact zoals de klant het heeft ingevuld. Dat scheelt een hoop frustratie en verloren tijd.

Stappenplan voor jouw bedrijf

Wil je hiermee aan de slag? Begin dan met het inventariseren van je huidige formulier. Welke velden zijn echt noodzakelijk? Vraag niet te veel, want elk extra veld zorgt voor minder aanvragen. Kijk daarna of je huidige CRM-systeem een koppeling ondersteunt. De meeste moderne systemen zoals Teamleader, Pipedrive of HubSpot doen dit probleemloos.

Heb je nog geen CRM of is je website verouderd? Dan is dit het ideale moment om de basis goed neer te zetten. Een goede website is namelijk meer dan alleen een mooi plaatje; het is een machine die voor je werkt terwijl jij met je vak bezig bent. Wij helpen je graag bij het bouwen van websites op maat die naadloos aansluiten op jouw werkproces. Of kijk naar onze mogelijkheden voor automatisering om meer rust in je werkdag te krijgen.