Stop met data invoeren: 5 quick wins

Handmatig gegevens overtypen van het ene programma naar het andere is een van de grootste tijdverspillers binnen het moderne MKB. Elke minuut die je besteedt aan kopieer- en plakwerk, kun je niet besteden aan je klanten of de groei van je bedrijf in Middelharnis. Gelukkig is data invoer automatiseren toegankelijker dan ooit. Je hoeft geen enorm budget te hebben om direct resultaat te zien.

\n\n

1. Koppel je webshop aan je boekhouding

\n

Verkoop je producten via een website? Dan is het zonde als je elke factuur handmatig moet aanmaken in je boekhoudprogramma. Door een directe koppeling te leggen tussen je webshop en software zoals Exact Online, SnelStart of Moneybird, vloeit de data vanzelf door. Dit voorkomt typefouten in bedragen en btw-tarieven.

\n

Een gemiddelde ZZP\'er bespaart hier al snel drie uur per week mee. Rekening houdend met een uurtarief van 75 euro, levert dit een besparing op van 225 euro per week. Veel ondernemers blijven tijd verliezen met herhaalwerk omdat ze denken dat dergelijke koppelingen ingewikkeld zijn, maar vaak is dit binnen een dag geregeld.

\n\n

2. Automatische factuurherkenning (OCR)

\n

Bonnetjes en inkoopfacturen handmatig invoeren is verleden tijd. Met OCR-techniek (Optical Character Recognition) leest software de tekst op een scan of PDF. De software herkent de leverancier, de datum en het totaalbedrag. Je hoeft alleen nog maar op accord te klikken.

\n

Voor een bedrijf dat 50 facturen per maand verwerkt, scheelt dit uren aan saai werk. De foutmarge daalt naar bijna nul. Het is een van de makkelijkste manieren om handmatige processen te automatiseren zonder dat je jouw hele werkwijze hoeft om te gooien.

\n\n

3. Gebruik slimme formulieren voor klantgegevens

\n

Vraag je klanten nog steeds om een PDF-formulier in te vullen dat je daarna zelf overtypt in je systeem? Dat kan slimmer. Gebruik digitale formulieren die de data direct naar je database of CRM sturen. Of je nu werkt in de bouw, de zorg of consultancy, digitale invoer aan de bron is de meest efficiënte methode.

\n

Stel dat je per nieuwe klant 15 minuten bezig bent met administratie. Bij 10 nieuwe klanten per maand bespaar je al 2,5 uur. Bovendien ziet een digitaal formulier er professioneler uit voor je klant. Je voorkomt hiermee ook dat onleesbare handschriften leiden tot fouten in je systeem.

\n\n

4. Koppel verschillende softwarepakketten via API\'s

\n

Veel ondernemers gebruiken losse eilanden aan software. Een programma voor de planning, een ander voor de urenregistratie en weer een ander voor de facturatie. Omdat deze systemen niet met elkaar praten, voer je dezelfde data vaak drie keer in.

\n

Met een API-koppeling zorg je ervoor dat systemen informatie uitwisselen. Als een monteur zijn uren invult in de planning-app, staat dit direct klaar als conceptfactuur. Dit type automatisering is de kern van een gezond bedrijf. Het zorgt voor overzicht en rust in je hoofd, omdat je weet dat de cijfers overal hetzelfde zijn.

\n\n

5. Automatiseer je voorraadbeheer

\n

Niets is vervelender dan een product verkopen dat niet meer op voorraad ligt. Als je handmatig je voorraadstanden bijwerkt in Excel, loop je altijd achter de feiten aan. Door je voorraad te koppelen aan je inkoop- en verkoopkanaal, heb je altijd een actueel beeld. Zodra een product verkocht wordt, wordt de voorraad overal bijgewerkt.

\n

De investering in een dergelijk systeem verdient zichzelf vaak binnen enkele maanden terug door minder nee-verkopen en een lagere foutmarge. Je hoeft niet langer wekelijks de stellingen te tellen om te weten wat je nog hebt liggen.

\n\n

Kleine stappen, groot resultaat

\n

Je hoeft niet direct je hele bedrijfsvoering te veranderen. Begin met de taak waar je de meeste hekel aan hebt of waar de meeste tijd in gaat zitten. Vaak is data invoer automatiseren een kwestie van de juiste knoppen omzetten in je bestaande software, of een eenvoudige tussenoplossing bouwen.

\n

Ben je klaar om de saaie klussen aan de computer over te laten? Bekijk dan onze mogelijkheden voor automatisering.

",excerpt: